說到商務差旅，還在新創公司時，老闆派我去上海談案子，公司為了省錢，要我自己聯絡客戶、訂機票、訂旅館飯店、訂租車、訂機場停車，再開收據回來給會計報帳。原以為開會不過半天，剩下時間可以藉機玩樂，沒想到光是處理上述瑣事，就沒時間休息了。
雖說，那次客戶談得蠻愉快，還說要介紹相關的產業客戶給我，要我多待幾天。最後，一開始訂因為是優惠機票所以沒辦法退。另外飯店隔音差、wifi不穩，也因為方案的問題只好硬著頭皮續住，回來後緊接著繼續上班，原本期待出差可以也稍微旅遊一下，但那次完全沒有這樣的心情與機會。
「商務差旅」這個名詞，是從上市公司工作的同學阿福的口中出現。後來我才知道其實很多旅行社有代辦企業的商務差旅，像是媒體業、設計業、建商、廣告業等等，需要談生意時，會專門找旅行社商務差旅。
後來我也開始找旅行社代辦，後來阿福有推薦幾間，我跟其中一間旅行社後來合作多年。這些年來，歷經數十次商務出差，在此整理以下幾點小小守則：
-
機票開票、保險和售後服務：把差旅的精力能放在客戶上
像以前的新創公司都叫我自己刷自己的卡買機票，說是會有回饋額度和旅平險。但我認為，事後要處理又很麻煩。後來新公司的老闆，就說價錢不該是問題，倒不如給旅行社全權處理機票和保險問題，到時候也比較不會有糾紛，因為為了員工談成大case，要能配合客戶的時間最重要。
-
檢視旅行社好壞，遇到臨時狀況能否妥善處理？
有一次出差在飯店要入住時，結果當時代辦的某大旅行社，竟然訂錯日期，大大出包，讓我臨時找不到地方住。也說之後再退錢給我，要我自己網路上訂。
也是在那次找了阿福推薦的其中一間旅行社，叫做「旅行社」，在線上半小時就幫我在附近找到有合作的飯店，處理我的住宿問題。
-
飯店商務房安排，一定要有穩定高流量的wifi、國際電話話機、傳真機印表機！
記得第一次出差時，為了便宜找的飯店，結果根本是情侶休息的汽旅。每天吵得要命，連網路訊號都不太好。後來住商務房簡直是天堂和地獄的差別，還有有商務房的飯店，通常旅行社也都會有專人接機、交通的服務，或者會離大眾運輸很近。
-
旅行社在我出差時間專人stand by，幫我應付突發狀況。
經過上次經驗，後來我就通常是交給「旅行社」安排。不僅僅是出差訂機票，有任何時間異動，也會馬上有專員stand by幫忙處理。對我來說有專人幫我處理，就只要面對一個窗口處理我私人的事。可以專心、更有效率面對客戶，不會因為在國外人生地不熟不方便要掛心瑣事，也才能有時間稍微去旅遊。
我想，有商務差旅這方面需求的人，以後可以找我合作多年的，反正打通電話聊聊，了解一下也不需要收費。
經過幾次不太愉快的經驗，我學乖了。與其挑大旅行社的承辦人員素質不一、或自己安排有點繁瑣，不如找家有口碑的旅行社，好好經營彼此的信任吧。
留言列表
